Klauzula informacyjna dla zgłaszających kandydatów i głosujących
Informacja przekazywana na podstawie art. 13 Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) · Plebiscyt „Wybór Rynku ecommerce.pl 2026"
Niniejsza klauzula dotyczy osób, które samodzielnie przekazują Organizatorowi swoje dane poprzez formularz zgłoszeniowy, formularz głosowania albo w związku z dalszą obsługą zgłoszenia lub głosu. Osoby zgłoszone przez osoby trzecie otrzymują odrębną informację na podstawie art. 14 RODO.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jest SEMBOT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie, ul. Juliusza Słowackiego 24/1101, 35-060 Rzeszów, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000781855, NIP 8133810819, REGON 383103542, działająca przy organizacji Plebiscytu pod marką ecommerce.pl, dalej „Administrator".
W sprawach dotyczących Plebiscytu oraz przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem:
- e-mail: [email protected]
- korespondencyjnie: SEMBOT sp. z o.o., ul. Juliusza Słowackiego 24/1101, 35-060 Rzeszów, z dopiskiem „Plebiscyt – dane osobowe"
2. Zakres osób i danych objętych klauzulą
W zależności od Twojej roli i sposobu korzystania z Plebiscytu Administrator może przetwarzać następujące dane:
2.1. Dane osoby zgłaszającej kandydata
- imię i nazwisko;
- adres e-mail i – jeżeli formularz to przewiduje – numer telefonu;
- nazwa organizacji, stanowisko lub rola zawodowa;
- informacje o relacji ze zgłaszanym kandydatem;
- treść zgłoszenia, uzasadnienie oraz przekazane materiały i linki;
- treść oświadczeń, akceptacji Regulaminu i historii komunikacji z Administratorem;
- dane techniczne związane z wysłaniem formularza, w szczególności data i czas operacji, adres IP, identyfikatory techniczne oraz informacje o przeglądarce lub urządzeniu – w zakresie niezbędnym do bezpieczeństwa i wykazania prawidłowości zgłoszenia.
2.2. Dane osoby głosującej
- imię i nazwisko;
- indywidualny adres e-mail i – jeżeli formularz to przewiduje – numer telefonu;
- nazwa firmy lub sklepu internetowego, adres strony sklepu, stanowisko albo funkcja;
- oświadczenie o pracy lub stałej współpracy z podmiotem prowadzącym aktywny sklep internetowy;
- wybory dokonane w poszczególnych kategoriach Plebiscytu;
- informacje i dokumenty przekazane na potrzeby dodatkowej weryfikacji – tylko jeżeli taka weryfikacja okaże się konieczna;
- informacje dotyczące wydania i wykorzystania kodu rabatowego;
- treść oświadczeń, akceptacji Regulaminu, zgłoszeń reklamacyjnych oraz historii komunikacji;
- dane techniczne związane z oddaniem głosu, w szczególności data i czas operacji, adres IP, identyfikatory techniczne oraz informacje o przeglądarce lub urządzeniu.
Administrator nie oczekuje przekazywania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, ani danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Proces | Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Zakres osób |
|---|---|---|---|
| Zgłoszenie kandydata | Przyjęcie i obsługa zgłoszenia, kontakt, weryfikacja formalna, potwierdzenie przyjęcia i realizacja zasad Regulaminu. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Zgłaszający |
| Oddanie i obsługa głosu | Umożliwienie udziału w głosowaniu, zapis wyborów, kontakt organizacyjny, potwierdzenie udziału i realizacja zasad Regulaminu. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Głosujący |
| Weryfikacja uprawnienia i unikalności | Sprawdzenie, czy głosujący pracuje lub stale współpracuje z aktywnym sklepem, wykrywanie nadużyć. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Głosujący |
| Ustalenie wyników | Liczenie ważnych głosów, rozstrzyganie wątpliwości, sporządzenie protokołu i publikacja zbiorczych statystyk. | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | Głosujący |
| Kod rabatowy | Weryfikacja prawa do kodu, jego wygenerowanie lub przekazanie, obsługa wykorzystania i przeciwdziałanie nadużyciom. | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | Głosujący |
| Reklamacje i korespondencja | Przyjęcie i rozpatrzenie reklamacji, udzielenie odpowiedzi, wyjaśnienie sporu. | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | Zgłaszający i Głosujący |
| Bezpieczeństwo i roszczenia | Zabezpieczenie systemów i dowodów, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Zgłaszający i Głosujący |
| Obowiązki prawne | Realizacja obowiązków wynikających z przepisów, w tym obsługa żądań dotyczących danych i współpraca z uprawnionymi organami. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Zgłaszający i Głosujący |
| Marketing – wyłącznie opcjonalnie | Przesyłanie informacji handlowych i marketingowych dotyczących ecommerce.pl, Ecommerce.pl Event i projektów SEMBOT, jeżeli została wyrażona odrębna zgoda. | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej | Osoby, które wyraziły zgodę |
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:
- osobom upoważnionym przez Administratora i członkom zespołu obsługującego Plebiscyt;
- dostawcom hostingu, infrastruktury chmurowej, formularzy, poczty elektronicznej, systemów bezpieczeństwa, wsparcia IT, analityki technicznej oraz narzędzi służących do wykrywania nadużyć;
- podmiotom obsługującym sprzedaż biletów lub kody rabatowe – w zakresie niezbędnym do wydania albo realizacji kodu;
- kancelariom prawnym, doradcom, audytorom i innym profesjonalnym usługodawcom wspierającym Administratora;
- organom publicznym, sądom lub innym uprawnionym podmiotom – jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Nominowani, partnerzy, sponsorzy i patroni medialni nie otrzymują danych identyfikujących głosujących ani informacji, na kogo zagłosowała konkretna osoba. Mogą otrzymać wyłącznie wyniki lub statystyki zbiorcze udostępniane zgodnie z Regulaminem.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z korzystaniem z usług niektórych dostawców technologicznych dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dojdzie do takiego transferu, Administrator zastosuje mechanizm zgodny z rozdziałem V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inny dopuszczalny instrument prawny. Informacje o aktualnie wykorzystywanych dostawcach i mechanizmach transferu będą wskazane w polityce prywatności Serwisu lub udostępnione na żądanie.
6. Okres przechowywania danych
| Kategoria danych / cel | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane zgłoszeniowe i dotyczące udziału w głosowaniu | Przez czas prowadzenia Plebiscytu, weryfikacji wyników, wydawania nagród i kodów oraz rozpatrywania reklamacji, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, jednak co do zasady nie dłużej niż 6 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym Plebiscyt został zakończony. |
| Dane dodatkowej weryfikacji uprawnienia do głosowania | Do zakończenia weryfikacji, rozpatrzenia reklamacji i kontroli wyników. Jeżeli materiał stanowi dowód nadużycia, może być przechowywany do czasu zakończenia sprawy lub upływu terminu przedawnienia roszczeń. |
| Logi i dane techniczne bezpieczeństwa | Zasadniczo do 12 miesięcy po zakończeniu głosowania. Dane oznaczone jako związane z podejrzeniem nadużycia mogą być zachowane dłużej – przez okres niezbędny do wyjaśnienia sprawy. |
| Reklamacje i korespondencja | Przez czas rozpatrywania sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, co do zasady nie dłużej niż 6 lat od końca roku, w którym sprawa została ostatecznie zakończona. |
| Zgoda marketingowa i dane marketingowe | Do czasu wycofania zgody, przy czym informacja o udzieleniu i wycofaniu zgody może być przechowywana przez okres niezbędny do wykazania jej prawidłowości. |
| Dane objęte obowiązkiem prawnym lub postępowaniem | Przez okres wynikający z właściwych przepisów albo do prawomocnego zakończenia postępowania, nawet jeżeli okres ten jest dłuższy niż wskazany powyżej. |
Po upływie właściwego okresu dane zostaną usunięte, zanonimizowane albo pozostawione wyłącznie w postaci statystyk, które nie pozwalają na identyfikację osób.
7. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
- sprostowania danych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
- usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w art. 17 RODO;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
- wycofania zgody w dowolnym momencie – wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
Żądanie można przesłać na adres [email protected]. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do przyjęcia zgłoszenia, oddania i zweryfikowania głosu, kontaktu organizacyjnego, rozpatrzenia reklamacji albo wydania kodu rabatowego. Brak wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności lub pozytywną weryfikację głosu.
Wyrażenie zgody marketingowej jest całkowicie dobrowolne i nie stanowi warunku zgłoszenia kandydata, oddania ważnego głosu, uzyskania kodu rabatowego ani skorzystania z praw wynikających z Regulaminu.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Systemy techniczne mogą automatycznie oznaczać formularze wymagające dodatkowej kontroli (np. z powodu podejrzenia duplikatu lub nadużycia), jednak ostateczną decyzję podejmuje osoba działająca z upoważnienia Administratora.
10. Poufność indywidualnych wyborów
Informacja o tym, na kogo zagłosowała konkretna osoba, służy wyłącznie przeprowadzeniu Plebiscytu, weryfikacji głosu i ustaleniu wyników. Administrator nie publikuje indywidualnych wyborów, nie przekazuje ich Nominowanym, partnerom ani sponsorom i nie wykorzystuje ich do kierowania reklam konkretnego Nominowanego. Publicznie mogą zostać udostępnione wyłącznie wyniki oraz statystyki zbiorcze określone w Regulaminie.
11. Aktualizacja klauzuli
Klauzula może zostać zaktualizowana, jeżeli zmienią się sposoby przetwarzania danych, wykorzystywani dostawcy technologiczni albo przepisy prawa. Aktualna wersja będzie publikowana w Serwisie Plebiscytu wraz z datą obowiązywania. Zmiana klauzuli nie może ograniczać praw przysługujących na podstawie RODO.